办公室综合人员效能提升训练

课程背景：

当前，新经济浪潮已经席卷全球，我们已经从传统经济时代进入新经济时代。新经济时代是在信息技术、变革创新和全球化基础上的可持续发展的经济形态。在这个大背景下，做好组织产出和产能均衡发展的效能管理，是企业实现生存并发展壮大的必然要求。

本课程围绕办公室综合人员的“一心二力”展开（心态素养、沟通力、执行力）：

1.心态素养：素养内在于心，是个人效能提升的源动力，是个人职业生涯成败的关键因素。本节围绕“担责任、融团队、塑情商、超自我、调情绪、净心灵”六个方面展开，旨在塑造良好的职业素养，为组织的腾飞和发展贡献力量。

2.沟通力：哈佛商学院研究表明： 管理问题80%以上是沟通问题。良好的沟通能力是加强企业管理、形成良好团队精神的有力保证。本节围绕职场上、平、下、内、外沟通，360度展开，结合工具运用，助力打开沟通困局，提升效能。

3.执行力：办公室综合人员的工作事无巨细、纷繁复杂，有的整天忙得团团转，却无法体现工作成果，更无法实现自身价值。如何提升工作规范和技巧，让其具备良好素质，是组织不容忽视的问题。本节围绕“计划制定、工作汇报、文书处理、会务管理”四项内容展开，旨在提升员工和组织效能。

我们发现，现在的不少培训，学员的表现往往是“学时激动，学完感动，回到岗位一动不动”，能否落地是评估培训效果的重要指标。本课程针对“三动”问题给出对策，课程设计循序渐进，结构呈现，避免碎片化和零散化，确保实效。

课程模型：

课程收益：

1.掌握职业素养修养的有效工具和方法，并将此与工作相结合，做领导的得力助手。

2.培养沟通意识，掌握高效沟通的技巧和方法，读懂领导。

3.掌握5W2H法制定工作计划，确保计划对目标达成的强支撑作用

4.了解文书处理的四大伤，掌握文书写作八法，掌握工作汇报技巧。

5.掌握高效会议的组织步骤和方法，掌握综合接待工作规范与技巧，提升工作效率。

 

课程特点：

1.工具化落地：工具运用，实效落地。

2.口诀化记忆：口诀提炼，语言生动。

3.情景化互动：实战互动，寓教于乐。

4.结构化思维：结构表达，思路清晰。

5.系统化实施：系统呈现，分段实施。

 

课程时间：2天；6小时/天

第1天：心态素养、沟通力、

第2天：执行力（计划制定、工作汇报、文书处理、会务管理）

课程对象：办公室综合人员。

课程模式：情景互动教学，小组研讨、角色扮演。

 

课程大纲：

心态篇

**讲：职业化与职业素养

行政文秘的职业特点和素质要求

 

第二讲：职业素养六度修炼

一、担责任：积极心态

1.清晰人生的七重责任

职业心态三要素

2.用积极心态担责任

1）服从

2）承担

3）敬业

案例分析：多干、巧干与精干

勤出力≠真用心

《大学》中的人生成功之道

1至9段文秘的不同工作状态

游戏互动：工作中的担责任问题，怎么做？

二、融团队：合作心态

1.唯有合作才能共赢。

案例分析：为什么现代企业都在学习狼的精神？

2.团队融合决定整体绩效。

案例分析：怎样了解你的岗位？

怎样提升自身执行力？

视频分析：怎样融团队？

三、塑情商：利他心态

1.情感融通的具体体现

案例分析：丹尼尔·戈尔曼的“情商二八法则”

居功不自傲：与上级沟通的六脉神剑

2.职场人的三种意识

1）服务意识

2）营销意识

3）经营意识

3.习大大说情商

案例分析：职场怎样用情商？

1）角色转换

2）竞争合作

3）敬业精神

4）开放学习

5）形象意识

四、超自我：学习心态

1.为什么要学习？

2.怎样运用科学的学习方法？

整合式学习法

案例分析：我的价值几何？

赶超式学习法

反思式学习法

案例分析：万通的反省日

五、调情绪：阳光心态

1.解读职场情绪之困

2.职场情绪三大原则

3.调整情绪的方法

1）反面法

2）激励法

3）简化法

4）隔离法

案例分析：困的背后是什么？

工具运用：情绪觉察七步法

六、净心灵：感恩心态

1.感恩是一种幸福生活的方式

2.感恩家人

3.感恩公司和老板

4.感恩国家和社会

案例分析：如何感恩你的上司？

 

沟通篇

**讲：职场沟通概要

一、职场沟通不畅的结果

案例分析：令人懊恼的沟通

企业沟通问题分析

沟通障碍来自哪？

二、影响职场沟通的因素

 

第二讲：职场沟通技巧

一、职场情商与智商

二、职场沟通三层次

1.向上沟通（有胆）

1）讲事实

2）明期望

3）懂变通

案例分析：认真的故事

2.向下沟通（有心）

1）多倾听

工具运用：3F倾听法

2）善激励

实操模拟：激励菜谱

3）巧批评

“欲扬先抑”与“欲抑先扬”：否定之前先肯定

实操模拟：批评的汉堡原理法

3.平级沟通（跨部门沟通）（有肺）

1）造氛围（到位不错位）

2）请外力（借力不费力）

3）用工具（省时不费时）

A.制度

B.流程

C.平台

案例分析：职场老鸟与菜鸟的不同沟通方法

4.对外沟通（有肺）

1）建信任

2）明需求

3）成共识

 

第三讲：管理沟通三步法

一、听：深度倾听

二、问：有力提问

三、答：有效反馈

工具运用：三种问方式测试模拟

 

第四讲：真诚赞美五技法

案例分析：赞美惹的祸

费孝通的16字箴言

 

执行篇

**讲：计划制定和执行

一、科学计划法

二、计划制定三法

工具分享：

计划制定方法之一：寻找关键因素

计划制定方法之二：制定工作策略

计划制定方法之三：决策

三、动态式计划：确保达成目标

以目标为导向，以应变为特征的计划。

四、复盘式总结：推动持续改善

以业绩提升为诉求，以持续改善为导向的总结。

情景模拟：以目标做计划

工具运用：KISS模型与双轮计划矩阵

 

第二讲：工作汇报四步法

一、什么是工作汇报？工作汇报的目的是什么？

二、工作汇报四步法

1.有归纳

案例分析：领导要听的汇报怎样的？

2.有成果

成果呈现的方法：图表法、数据法

案例分析：不同呈现效果对比

3.有问题

4.有对策

案例分析：工作汇报中不同情况的变通方法

工具演练：有效沟通七话术（有魔力的肯定认同技巧）

 

第三讲：*新《党政机关公文处理工作条例》解读

一、公文的定义、特点和要素

二、公文种类变化及各文种适用范围

三、公文行文规则

案例分析：各文种行文关系与禁忌

容易混淆文种的适用范围与区别

四、公文处理流程

1.拟制（起草、审核、签发）

2.办理（收文办理、发文办理、整理归档）

3.管理

 

第四讲：文书写作四伤八法

一、目标偏

1.目中有人

2.标题说话

1）明：指向明确

2）简：用词简练

3）并：语义并列

4）新：标题新颖

案例分析：从某集团的OA使用说起

案例分析：各文种行文关系与禁忌

容易混淆文种的适用范围与区别

二、材料虚

1.言有有物（5W2H分析法、丰田五问法）

2.删繁就简（删除、合并、缩减）

案例分析：官场的五种语言

工具分享：删繁就简三步法

三、结构乱

1.分类有序

（1）分类

金字塔思维与结构

案例分析：神奇的7±2 法则

工具实操：思维导图

（2）有序（清步骤、突重点、剥细节）

（数字序号、关键动词、介绍话语、并行结构、表达顺序）

案例分析：中央军委关于渡江作战计划等问题的指示

（3）开门见山

让语言具有粘性的结构设计

案例分析：为什么书记的讲话被打断

工具分享：说出来的精彩：SCQA模型

2.图表说话

四、语言差

1.情理交融

确实重要：准确、平实、庄重、简要

专用语、成语

案例分析：从县长在开工仪式上的讲话到喊话教材

2.视觉传达

案例分析：文书不同视觉效果的比较

 

第五讲：公文格式三大纪律八项注意（针对公文格式规范的内容，依照客户需求而定）

一、公文格式

依照标准：

*新《党政机关公文处理工作条例》、党政机关公文格式国家标准（2012年7月1日实施）

1.怎样看公文？

公文格式各要素组成及排序

2.公文格式新旧标准的要素名称变化

3.公文格式新旧标准的要素编排变化

二、公文规范

1.三大纪律（版头）：

1）标志一行无括号

2）字号六角编实号

3）向上行文有签发

2.八项注意（主体）：

1）标题得当明确简

案例分析：公文标题的常见错误：文种不当、内容不清、标题冗长、词意割断

2）主送明确不越人

案例分析：公文主送的常见错误：无主送、多主送、越级送、送个人

3）正文必须在首页

4）正文全清不错乱

案例分析：公文正文的常见错误：内容不全、内容不清、语法错误、内容混乱

工具分享：怎样用word制作标准格式公文？

（依照客户需求讲解，可提供标准格式的word模板，让课程落地）

 

第六讲：高效会议三步走（三步的内容有不同侧重，可依照企业情况和学员层次作出调整）

一、会前准备

1.策划

1）定议题

会议主题：单一明确原则

2）定分工

文秘组、后勤组、保卫组……

主持人、记录人、参会人、后勤人员……

3）定方案

案例分析：编制会议议程表

怎样让会议通知和议程更准确？

4）发通知

5）备资料

2.布置

1）布会场

A.布场地

B.布讲台

C.布座位

D.主席台

案例分析：会议桌的安排

会议用具和设备

2）备开场

A.开场准备：做好会议引导（接待、签到、资料、入座）

B.会前音乐（10分钟、超过10分钟、超过1小时）

案例分析：如何让会议开场更有吸引力？

工具分享与运用：万达高效开会之一：备资料

工作报告：从不打印。发言内容：必须干货。会务手册：力求精细

二、会中控制

1.明：开场简明

2.当：进度得当

1）会议节奏控制

2）会场纪律控制

3）突发情况处理

情景模拟：主持应对五角色

案例分析：会议主持五事项

3.准：决议准确

4.圆：收尾圆满

工具分享与运用：万达高效开会之二：严纪律

会议开始：准点。会议结束：守时。会议汇报：不找替身。

三、会后落实

1.有记录

2.有纪要

1）形成沟通和行动计划

2）发送电子邮件或备忘录

3.有跟进

1）找那些有问题或者有异议的人沟通

2）确保向所有与会者提供完成他们各自会后任务所需的资源

4.有反馈

工具分享与运用：万达高效开会之三：抓落实

会务接待十明确（人行费用首先想，车会接送吃住玩）